5 Passos para reuniões mais produtivas

Publicado em 7 de maio de 2015
Empreendedorismo, Produtividade
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reuniões mais produtivas
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Ter reuniões mais produtivas parece ter se tornado ponto chave para os gestores. Não é por menos, o comparecimento a reuniões é uma realidade para quem trabalha em escritórios em geral. Boas reuniões facilitam a boa comunicação e com a informação trocada de forma eficiente, as pessoas têm acesso às perspectivas necessárias para agir.
Reuniões devem ajudar os funcionários a alinhar seu foco em torno de metas importantes e a reduzir surpresas indesejadas. Elas devem promover relações positivas, trazendo as pessoas cara-a-cara e ajudando a prevenir os tipos de fofoca e câmaras de eco que podem se desenvolver dentro de uma grande empresa.
 
Contudo, sem a devida consideração do porquê elas estão acontecendo, as reuniões podem ser um grande empecilho para a eficiência, forçando as pessoas a gastar um tempo de trabalho que é verdadeiramente essencial para ela. As reuniões podem muitas vezes representar um grande esforço para compartilhar pouquíssimas informações.

Como ter reuniões mais produtivas?

 Neste caso, há dois impulsos concorrentes para equilibrar: o desejo de comunicar e colaborar versus a necessidade de ser eficiente e incisivo. O objetivo, portanto, é tentar ter o menor número de grandes reuniões possível, substituindo-as se necessário, por trocas de e-mails e outras formas de comunicação. É necessário que as pessoas reflitam sobre as reuniões que frequentam, olhando para o que encontraram de valioso e como elas podem ser melhoradas.
 
A Credit Karma desenvolveu um bom quadro internamente para nos ajudar a encontrar este equilíbrio.

Como ponto de partida, os funcionários precisam acreditar em seus colegas de trabalho

As pessoas não devem ser motivadas a definir reuniões pelo desejo de investigar o trabalho de outra pessoa. Estes tipos de reuniões raramente fazem bem. No Credit Karma, eles desejam que seus funcionários assumam um alto nível de confiança em seus colegas de trabalho. É colocado muito esforço para encontrar o apaixonado e envolvido colaborador que se destaca em seu trabalho.
Como uma linha de base, se as pessoas confiam que os membros da sua equipe são bons no que fazem e interessados em suas metas, reuniões tornam-se mais sobre a movimentação de projetos para a frente do que sobre rever o trabalho que já foi feito. 

Se alguém está fazendo, não se preocupe mais

Uma parte importante da redução de reuniões desnecessárias  é que isso elimina qualquer sentimento de territorialismo no local de trabalho. As pessoas não devem tentar trabalhar em um projeto só para ter o seu nome citado.
Não há problema em não ser envolvido em um projeto, desde que alguém capaz o esteja fazendo. Se as pessoas colocam fé em seus colegas de trabalho e estão focados no bem maior, o resultado é sempre benéfico. 

Desenvolver um consenso sobre o que constitui uma boa reunião

Nem todas as reuniões são criadas iguais. Os encontros mais bem sucedidos caem em critérios claros. Reuniões mais produtivas precisam de um propósito claro que se alinhe com as prioridades de todos na reunião. 

Conheça as diferentes armadilhas das más reuniões

Quando falamos sobre reuniões mais produtivas, nem sempre mais é melhor. No Credit Karma, eles encorajam as pessoas a conhecer o propósito de todas as reuniões que frequentam e rejeitam pedidos de reunião se a sua realização não for necessária. É mais eficiente para todos. Também é importante evitar reuniões que são criadas simplesmente para informar as pessoas de que algo está acontecendo. Raramente há uma boa razão para se reunir se você poderia simplesmente enviar um e-mail. 

Definir critérios internamente para uma boa tomada de decisão

Um dos perigos de uma cultura de trabalho de reuniões pesadas é que as pessoas se apoiam em tomadas de decisão por um comitê. Dentro de cada reunião, se uma decisão precisa ser feita, todo mundo precisa saber o quão decisivo isso será para o negócio.
E, falando sobre isso, há três elementos importantes para toda boa tomada de decisão: você precisa da experiência e da capacidade para tomar a decisão, uma estratégia clara por trás do porquê você está fazendo isso e os dados para apoiá-la. Se as pessoas estão equipadas com a confiança para fazer escolhas bem fundamentadas, elas serão menos propensas a querer usar reuniões como uma muleta.

Saulo da Ros

Saulo da Rós é CEO da Smart Escritório Inteligentes. Especialista em gestão e finanças,tem mais de 10 anos de experiência em empreendedorismo. Siga-me no Instagram.
Saulo da Ros