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7 dicas para contratar escritório de contabilidade

Um dos passos mais importantes para a abertura de uma empresa é contratar escritório de contabilidade, parceiro que irá auxiliar na legalização e no cumprimento de todas as obrigações fiscais e contábeis. Muitos micro e pequenos empresários, porém, não se sentem seguros nesta etapa, seja por não entender sobre este tema complexo, seja pelo desejo de prevenir qualquer tipo de dor de cabeça no futuro.

Para ajudá-lo neste momento de seu negócio, listamos neste artigo as perguntas mais importantes que devem ser respondidas durante sua busca por um contador. Confira!

Como contratar escritório de contabilidade? Veja nossas dicas!

Antes de contratar escritório de contabilidade ou contador independente, é preciso pensar no perfil de seu negócio e em suas demandas, além de analisar a experiência da empresa que irá prestar o serviço contábil. Seja qual for o porte de seu negócio, é fundamental ter segurança de que sua contabilidade estará sempre em dia, o que evita situações não planejadas, como ações trabalhistas ou sonegação involuntária de impostos.

Conheça abaixo alguns pontos importantes a considerar sobre contabilidade para pequenas empresas:

1. Qual é o porte e a demanda de sua empresa?

O primeiro ponto a analisar é o porte de sua empresa e suas obrigações contábeis de acordo com o enquadramento em que está cadastrado. Quem atua como MEI (Microempreendedor Individual), por exemplo, não tem obrigatoriedade de contar com um contador responsável, mas, mesmo assim, escritórios de contabilidade prestam serviços gratuitos na realização da inscrição e na elaboração da primeira declaração anual.

Leve em consideração também sua expectativa de crescimento para os próximos anos. Se está começando como MEI, mas a expectativa é migrar para o Simples Nacional em breve, talvez já seja o momento de começar a investir em serviços de contabilidade para microempresários.

2. Quais são os serviços contábeis oferecidos?

A partir do enquadramento de sua empresa, número de funcionários, número de sócios, serviço prestado ou produto comercializado, você poderá identificar quais serviços podem ser úteis para seu negócio: assessoria contábil, apuração de impostos, folha de pagamento, alterações contratuais, entre outros.

Na hora de contratar escritório de contabilidade, busque informações junto às empresas pesquisadas sobre variedade e experiência na prestação desses serviços, encontrando aquelas que sejam mais completas em relação às suas demandas.

3. Quais obrigações contábeis são essenciais?

É claro que você não precisa contratar todos os serviços prestados por um escritório de contabilidade. Por isso, considere apenas os essenciais para o seu negócio na hora da negociação – os que obrigatoriamente devem ser assinados por um contador e os que você não tem expertise ou tempo para executar internamente.

4. Qual o tipo de atendimento necessário?

Outro critério interessante para avaliar quando estiver em processo para contratar escritório de contabilidade – e que possui importante impacto no preço do serviço – é sobre o tipo de atendimento necessário. Sua empresa já possui demanda para suporte frequente e presencial ou um contador online é capaz de cumprir todas as obrigações fiscais e contábeis?

Os escritórios de contabilidade online têm conquistado bastante espaço no mercado, especialmente no atendimento a microempresas, cujas demandas podem ser bem resolvidas virtualmente. Cabe lembrar que, neste caso, seu negócio ainda estará suportado por um profissional de contabilidade, apenas em um formato diferente.

5. O quanto você precisará se dedicar à contabilidade?

Mesmo que contrate um contador para empresas ou empresa que administra, ainda terá que dedicar parte de seu tempo fornecendo informações, documentos, comprovantes, etc.

O que deve avaliar no momento de contratar escritório de contabilidade, entretanto, é o quanto ainda deverá se dedicar às questões contábeis. Converse com o contador e descubra como é o envio de documentos e se faz parte do serviço prestado a ida a órgãos municipais e estaduais, como Prefeitura e Secretaria da Fazenda. A maioria dos escritórios oferece planos diferentes de acordo com as suas demandas e, nesse momento, será sua vez de avaliar os custos na ponta do lápis: o que custa mais caro, sua hora como profissional ou a do prestador de serviços contratado?

6. Qual o conhecimento do contador sobre o seu mercado?

Por mais que existam conhecimentos comuns a todos contadores e escritórios de contabilidade, se você atua em um mercado com muitas especificidades, é importante um profissional que entenda sobre o seu setor. Este fator tem se tornado especialmente importante com o surgimento de novos negócios digitais e até mesmo de novos serviços disponíveis para os microempresários, como os escritórios virtuais, por exemplo.

É interessante conhecer também a experiência do contador em relação ao porte de sua empresa. Há profissionais especializados em contabilidade para MEI e contabilidade para pequenas empresas, que certamente conseguirão prestar um atendimento mais próximo e consultivo do que um escritório que atue com grandes empresas.

7. Como você terá acesso às informações?

Poucos empreendedores lembram disso, mas um dos papeis mais importantes da contabilidade para pequenas empresas é disponibilizar informações para a tomada de decisão e permitir melhor visualização de todas responsabilidades fiscais e financeiras.

Avalie quais são os modelos de relatórios enviados pelo contador ou, no caso da contabilidade online, como é o sistema em que todas essas informações ficam disponíveis. Esta é uma forma de garantir também transparência sobre o serviço prestado!

Contabilidade para microempresas: você com foco em seu negócio

Agora que você já sabe os principais pontos a analisar sobre como contratar escritório de contabilidade, é importante lembrar que, além de obrigatório para todas as empresas que não são MEI, este tipo de serviço permite que você possa ser mais estratégico em seu negócio, focando nas atividades em que é realmente um especialista e delegando questões técnicas aos profissionais que entendem mais profundamente sobre o assunto. Assim, você terá mais tempo para dedicar ao crescimento do seu negócio!


Está buscando informações sobre como contratar contador para sua empresa? Compartilhe nos comentários deste artigo suas principais dúvidas e aprendizados durante este processo!

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Administração Produtividade

Redes sociais na empresa são mesmo vilãs da produtividade?

Quando as redes sociais começaram a se tornar mais populares, no início dos anos 2000, as empresas precisaram encarar – e rapidamente – uma nova realidade em seus escritórios. A produtividade, que antes era ameaçada apenas pelas conversas no cafezinho e pelas ligações particulares, passou a sofrer o impacto também das visitas ao Orkut, que com o tempo foi substituído por novas e variadas mídias: Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, WhatsApp, Snapchat…

Neste novo cenário, a escolha de muitos negócios foi “cortar o mal pela raiz” e bloquear o acesso às redes sociais na empresa, restringindo as visitas nos seus computadores. Mas será que essa é a medida mais eficiente para garantir a produtividade, especialmente em um novo momento, no qual as redes sociais foram para a palma da mão com a popularização dos smartphones?

Neste artigo, vamos ajudá-lo a refletir sobre qual o melhor caminho para conciliar produtividade e redes sociais na sua empresa. Confira!

Acessar redes sociais no trabalho prejudica o rendimento?

Sim, existem estudos que mostram que acessar redes sociais no trabalho pode prejudicar a produtividade, especialmente para aquelas pessoas que checam suas contas a cada 5 minutos.

Aqui, entretanto, o problema não é exatamente a rede social em si, mas o hábito de interromper a concentração durante uma tarefa – o que pode acontecer ao ir ao banheiro, tomar um café ou conversar com o colega ao lado. Ao perder o foco, leva-se um certo tempo para retornar à concentração do que se estava fazendo, resultando em mais demora na entrega e também na diminuição da qualidade da tarefa.

Produtividade e redes sociais: como elas também podem ajudar

Mas as redes sociais não cumprem apenas o papel de vilãs da produtividade: para as empresas e para os profissionais que sabem como utilizá-las, podem ser excelentes ferramentas de trabalho.

Cada vez mais se reconhece como esses recursos podem acelerar a interação entre pessoas de diferentes áreas e com diferentes funções, mesmo quando estão ausentes do ambiente de trabalho.

Em tempos de escritórios remotos e de jornadas mais flexíveis, as redes sociais podem ser a chave para garantir a comunicação entre colaboradores, seja para retirar uma dúvida, confirmar uma informação, aprovar um projeto ou até mesmo sugerir uma melhoria para uma área totalmente diferente da que está alocado.

Outras vantagens reconhecidas ao permitir redes sociais na empresa são aliviar o estresse, impulsionar o networking, expandir a criatividade e obter facilmente informações disponíveis na rede.

Para entender melhor como isso funciona na prática, basta conhecer como as próprias empresas que criaram as redes sociais mais populares se comportam. No Facebook, por exemplo, os longos e excessivos e-mails trocados internamente foram substituídos pela rapidez da comunicação pela própria ferramenta.

Para falar com uma única pessoa, usa-se o Messenger, para conversar com vários colegas de um mesmo projeto ou para sugestões de inovação, são utilizados os vários grupos divididos por temas e áreas. Com isso, os funcionários de seus escritórios conseguem interagir rapidamente, seja com o colega que está ao lado ou em outro país.

Encontrando o bom senso com a sua equipe!

O fato é que muitos profissionais (e seus empregadores) ainda não sabem exatamente a melhor forma de lidar com a facilidade de acesso a redes sociais como o Facebook no trabalho. Se bloquear os computadores não é mais a solução, será que o segredo para a produtividade não pode estar na educação?

Para pessoas habituadas a estarem conectadas mesmo durante o trabalho, o melhor é estimular os bons hábitos, como não levar o celular para reuniões, manter as notificações desativadas durante o expediente, não deixar as janelas das redes sociais abertas no navegador ou usar técnicas de produtividade como Getting Things Done ou Pomodoro, que restringe os momentos de procrastinação e de falta de foco a pequenos intervalos no dia.

Outra sugestão é também usar métodos de gestão e acompanhamento de projetos, como o Kanban, que permite a você monitorar se o uso das redes sociais está de fato comprometendo as entregas do colaborador e em que nível. Caso observe que sim, antes de bloquear a utilização, experimente estruturar um momento de feedback, informando o quanto o comportamento pode prejudicar a empresa.

Pense também em como as redes sociais podem ser suas aliadas como empreendedor. O Instagram no trabalho, por exemplo, pode ser utilizado para reforçar a imagem de sua marca, mesmo que por meio de publicações de colaboradores. Já o Facebook e o Twitter no trabalho podem ser excelentes formas de descobrir sobre o que seus clientes potenciais estão falando – algo que todos na empresa, independentemente da função, deveriam saber.

Por fim, se a sua verdadeira preocupação é em relação à produtividade, lembre-se de que as conversas de corredor ainda podem ser muito mais prejudiciais para o seu rendimento e de seus funcionários. Ou seja, o que importa não é como a perda de foco acontece, mas sim o porquê. Mantenha as metas claras, os papéis de cada um percebidos de forma relevante e as prioridades para cada dia acessíveis e, provavelmente, as redes sociais na empresa não serão um desafio tão grande assim.


O que você pensa sobre a utilização de redes sociais na empresa e impacto na produtividade? Compartilhe sua opinião nos comentários deste artigo!

 

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Empreendedorismo

Contratar PJ ou CLT. E agora?

Você tem dúvidas se vale a pena contratar PJ ou CLT? Para as empresas de pequeno porte ou para os profissionais que trabalham de forma autônoma e precisam de suporte em suas atividades, a contratação de um colaborador é realmente um passo importante para possibilitar o crescimento do negócio.

Ao mesmo tempo em que um funcionário permite expansão das operações, porém, novos custos e responsabilidades passam a fazer parte da gestão do empreendedor. Não por acaso, as empresas ainda têm muitas dúvidas sobre as formas de contrato de trabalho e sobre como escolher a mais adequada entre CLT ou PJ.

Neste artigo, vamos explicar melhor os dois modelos em que sua empresa pode contratar pessoal e os cuidados que deve tomar em cada um deles para manter a liquidez e a segurança em seus negócios. Confira!

Modelos de contratação de pessoal

Como falamos, para aumento da equipe de uma empresa, existem duas formas principais de contrato de trabalho: CLT, o contrato com carteira assinada, ou PJ, o contrato de um funcionário como empresa.

É importante que conheça bem ambos modelos para evitar riscos em fiscalizações trabalhistas ou em ações judiciais movidas por ex-colaboradores. Entenda melhor:

Contrato CLT

Contratar CLT é a maneira mais segura de aumentar a equipe para quem precisa de funcionários fixos e que não cumpram atividades com prazo previsto para ter fim.

Neste modelo, a carteira é assinada com base na Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) e o empregador é responsável por 13º salário, FGTS, recolhimento de INSS, parcela do vale-transporte e de alimentação, além de férias remuneradas.

Contrato PJ

Contratar PJ deve ser visto como uma forma de terceirização, em que uma empresa contrata outra para realização das atividades necessárias. A vantagem para o empregador é a redução de custos com encargos trabalhistas e é possível que o colaborador também se beneficie, uma vez que os descontos no valor do salário para ele também são menores.

Existe, ainda, a possibilidade de crescer sua equipe com a contratação de um estagiário ou de um menor aprendiz, caso precise de suporte de um profissional de nível mais júnior.

O que considerar em um contrato CLT

Ao contratar pessoal dentro do regime CLT, o principal fator a ser considerado é o seu custo, uma vez que os encargos trabalhistas podem chegar a 65% do valor do salário do funcionário. Ou seja, na hora de definir a vaga e a remuneração, você deve considerar este adicional dentro do orçamento da empresa.

De qualquer forma, para aqueles negócios que precisam de regularidade do colaborador e disponibilidade para múltiplas tarefas, sem fazer parte de um projeto específico, contratar CLT é a forma mais correta de ampliar o quadro de colaboradores. Este pode ser o melhor caso se precisar de um assistente ou de alguém para o atendimento aos clientes, por exemplo.

Contratar PJ é legal?

Ao conhecer o custo de um funcionário dentro do regime CLT, talvez você esteja pensando: “quero contratar PJ, mas corro algum risco ao tomar esta decisão?”. De fato, é comum ter receio ao se contratar um terceirizado com dúvidas se PJ é ilegal ou não. Neste ponto, porém, não há motivos para preocupação, desde que sua empresa não utilize este modelo de contratação de pessoal simplesmente como uma substituição da CLT em busca de menores custos.

Para isso, o funcionário autônomo deve ser tratado como um prestador de serviços, cumprindo os objetivos e a carga horária de um projeto específico e sem manter rotina de um colaborador CLT. Ou seja, o PJ não ter obrigação de “bater ponto”, cumprindo todos os dias os mesmos horários e utilizando os recursos da empresa para executar suas atividades, configurando um vínculo empregatício. Da mesma forma, ele pode ter outros clientes, sendo responsável por administrar suas próprias demandas.

Portanto, se está pensando em ampliar sua empresa ao contratar PJ, apenas certifique-se de que está fazendo este processo de acordo com as leis trabalhistas, não apenas como um modelo de contratação de pessoal mais barato. Contratar PJ é crime apenas se seu objetivo não for ter um funcionário terceirizado, mas sim um colaborador fixo.

Lembre-se, ainda, que este profissional autônomo não recebe benefícios como férias e 13º salário, o que não significa que você não possa oferecer a ele outros atrativos para manter sua motivação em seu trabalho e também fidelizá-lo como colaborador. Propor auxílio transporte e alimentação ou participação nos lucros podem ser boas alternativas!

Encontre o modelo certo para a sua empresa!

Concluindo, não existe modelo certo ou errado ao contratar pessoal, tudo depende do que sua empresa precisa em um profissional e dos custos que está disposto a arcar. Se a ideia for contratar um PJ, lembre-se de manter a autonomia do prestador de serviços, mas, se suas demandas forem menos especializadas, um colaborador em regime CLT pode fazer mais sentido.

Para ajudar em sua decisão e planejamento, não deixe de colocar na ponta do lápis seus possíveis custos em cada uma das formas de contrato de trabalho. Existem, inclusive, ferramentas online que podem ajudá-lo nestas estimativas para que tome decisões mais assertivas e que auxiliem no crescimento do seu negócio.