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Como o ambiente da sala de reunião pode influenciar em uma negociação comercial?

Você está procurando formas de entender a importância de uma sala de reunião? Acredite, sua importância é altíssima, principalmente quando falamos em resultados positivos em uma negociação comercial. No texto de hoje, falaremos mais sobre isso.

Reuniões comerciais são muito importante para todas as empresas, porque é através das reuniões que as grandes parcerias são consolidadas e as diretrizes são passadas para os setores responsáveis. No entanto, para que tais parcerias e acertos aconteçam, deve-se propiciar um bom ambiente para isso.

Dessa forma, uma sala de reunião boa, é o que deve ser buscado por uma empresa, e quando falamos em boa, deve ser boa em todos os sentidos. Uma negociação comercial em um excelente ambiente vai contar muitos pontos para você e para o andamento da sua empresa.

Sala de reunião: influenciando a todos

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Na introdução evidenciei o lado positivo de uma boa sala de reunião, porém o contrário também é válido, se a sala for ruim e/ou transmitir uma sensação ruim, com toda certeza, irá prejudicar o andamento do seu planejamento.

Uma reunião é feita para alinhar ou acordar algo, muitas vezes uma reunião pode ter um clima mais pesado e/ou discutir algo de extrema importância para a empresa. As reuniões são feitas em momentos bons e ruins, dessa forma, é necessário deixar o ambiente o melhor possível.

Nas negociações comerciais o princípio é o mesmo, quando estiver conversando com parceiros ou clientes, você quer que o máximo de coisas boas da sua empresa e propostas sejam mostradas. Porém, muitas vezes só boas ideias não são o bastante.

Se você não estiver em uma sala que demonstre o que as suas palavras dizem, será difícil conquistar um resultado positivo. É claro que nem só de uma sala de reuniões boas se fazem as empresas, mas como diz o ditado, a primeira impressão é a que fica.

Vou te mostrar de que formas uma sala de reuniões poderá influenciar em suas negociações comerciais.

Profissionalismo e seriedade

Vamos inverter a situação e você irá me dizer, o que acha: você foi chamado para uma reunião para uma parceria com outra empresa, eles te passam o endereço e tudo mais. Até aí, tudo bem. Então é chegado o dia e você vai até o local da reunião.

Chegando lá, você se depara com um ambiente ruim, recepção grosseira, sala de reunião mal cuidada, móveis velhos desconfortáveis e empoeirados, entre outros problemas gritantes. Com certeza qualquer boa visão prévia que você tinha sobre essa empresa caiu por terra, correto? 

Além disso, você vai perceber que faltam duas coisas fundamentais para esta empresa: profissionalismo e seriedade. Esses dois pilares são fundamentais para qualquer negócio, ainda mais quando envolve negociações.

Dessa maneira, não seja igual o exemplo acima, utilize uma sala de reunião que realmente faça jus a sua empresa. Isso não envolve gastar milhões, envolve saber gastar com o que é importante. Preze sempre por uma recepção calorosa, evidenciando que a sua empresa é séria e composta por profissionais.

Processo otimizado

Com uma boa sala bem cuidada, você deve ter tudo o que precisa totalmente organizado e de fácil acesso para todos, desde tomadas até senhas de internet. A reunião acima de tudo deve fluir bem. 

Dessa forma, para que percebam que a sua empresa está preparada, você deve garantir que desde a chegada até a saída dos seus convidados tudo ocorra no esperado.

Uma boa recepção vai dizer muito sobre a preocupação da sua empresa, se tiverem que esperar, que esperem em um lugar confortável. Que na sala tenham boas cadeiras para sentar, ainda mais se a reunião for longa. Além disso, tenha o espaço suficiente para receber todos. 

Tenha o cuidado de se preocupar com café, chás, água, entre outras bebidas. Se a reunião demorar, a opção de uma pausa para um lanche que a sua empresa vai fornecer, pode ajudar a conquistar de vez o seu objetivo.

Crie um ambiente em que você se sinta bem, a sala de reunião também é sobre você. Com certeza, se você se sentir bem nesse ambiente os seus parceiros e clientes, também se sentirão. Se preocupe com cada pequeno detalhe, que sem dúvidas eles vão perceber o seu esforço

Manutenção em dia

Outra coisa que vai afetar negativamente, é se a sua sala de reunião não prazer por manutenções sempre que necessárias. Desde móveis com defeito que devem ser substituídos a tomadas que estão em curto. Tudo isso, são coisas que não dá para passar batido, seus clientes com certeza vão reparar.

Além disso, uma sala com problemas técnicos pode vir a machucar um convidado. Sempre deixe a sala impecável em cada detalhe. Dessa forma, você não vai errar em nada e vai garantir que a reunião ocorra da melhor forma.

Dica extra: Caso você não possua uma boa sala de reuniões

Existem excelentes ambientes de coworking que contam com salas de reuniões incríveis para você receber suas negociações comerciais. Contratando esses serviços, você terá acesso ao que tem de melhor em qualidade de uma sala de reunião.

Com móveis novos, ambiente moderno, com serviço exclusivo de recepção, você certamente estará no ambiente certo para passar a impressão que seu cliente e/ou parceiro precisa para confiar ainda mais em você e em seus projetos. 

Os Coworkings têm se mostrado superiores às salas comerciais em muitos aspectos, seja pela economia gigante, passando por um endereço privilegiado e indo muito além. Caso você precise apenas alugar uma sala de reunião por hora, o coworking também oferece isso.

Porém, escolha sempre o melhor serviço de coworking. Se você ainda não tem experiência nessa área, eu apresento uma excelente opção para você. Com muito orgulho, criei a Smart Escritórios Inteligentes, com um serviço de qualidade superior em coworking (escritórios compartilhados).

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Recapitulando

Como conclusão, apontou que a sala de reunião e todo seu entorno terá uma influência gigante sobre a opinião dos seus clientes e parceiros, sobre a sua empresa. Seja para o bem ou para o mal.

Propiciar um ambiente sério, profissional, com toda estrutura para uma reunião de uma negociação comercial será fundamental no sucesso da sua reunião. Transmita para os outros o que você espera que pensem sobre a sua empresa.

Agradeço sua leitura e nos vemos em breve.

Saulo Da Rós

Por Saulo Da Rós

Saulo Da Rós é Autor do Método O Empreendedor Smart, CEO e Founder do Coworking SMART. Pós-graduado em Planejamento e Gestão pela Universidade Federal do Paraná – UFPR e Master Coach FEBRACIS. Criador do Método Empresa Smart, ensina um passo a passo detalhado e comprovado para reduzir os custos e a burocracia dos negócios de seus clientes.

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