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Conheça 7 táticas para tornar a gestão de tempo mais eficiente (para empresas e pessoas)

Precisando de mais tempo para sua vida e para sua empresa? Descubra como a gestão de tempo irá te ajudar.

Tempo é uma das poucas coisas que não podemos comprar mais. Dessa forma, é preciso organizar o tempo para tornar possível a realização de tudo que é necessário para as empresas e pessoas. 

Através de uma gestão de tempo de qualidade, tudo isso será possível. No artigo de hoje, vou trazer 7 táticas que tornarão sua gestão de tempo (seja para seu empreendimento ou para sua vida) altamente eficiente. 

7 táticas para otimização de tempo

Tudo que for dito nesse texto, poderá ser usado no contexto empresarial e pessoal. A gestão de tempo engloba tudo o que envolve utilizar o tempo da melhor forma possível. 

Dito isso, vamos às táticas!

1. Planejamento

Pode parecer redundante apontar planejamento em um texto sobre gestão de tempo eficiente, mas muitas empresas (principalmente pequenas e médias) e pessoas pecam e muito na hora de planejar, gastando muito tempo para resolver algo simples.

Gestão de tempo e planejamento são quase sinônimos (nos empreendimentos, são sinônimos). Dessa forma, vou começar pelo planejamento como a pedra fundamental para uma gestão de tempo eficiente.

Planejar é definir e organizar as tarefas, para você e seus colaboradores (caso seja um empreendedor). Para planejar é preciso considerar o que será feito e o tempo que vai levar. 

Dessa forma, todo o planejamento deve avaliar cada situação para saber o tempo real que será necessário. Planejar também é ser realista e entender que tudo tem um tempo, definir o tempo correto será um diferencial importante na sua vida e da sua empresa (se for o caso).

2. Metas

As metas são importantes para o bom andamento de qualquer projeto pessoal e/ou empresarial. Ter uma meta é se comprometer em realizar algo dentro de um tempo definido. 

Isso vale para vendedores, que precisam vender acima de tal valor para receberem comissões, pessoas que desejam mudar o corpo, para empreendedores que buscam crescimento, entre muitos outros exemplos.

As metas estão ligadas com a motivação das pessoas. Quando você está motivado e com foco, tudo fica mais fácil.

Porém, as metas inalcançáveis são um freio para a motivação, causando um efeito contrário. Do mesmo jeito que uma meta muito fácil não irá motivar a fazer da melhor forma. O equilíbrio é o ponto-chave nas metas. Além disso, metas cumpridas que são recompensadas são um combustível extra, muito bem-vindo.

Tanto para si mesmo ou para colaboradores, presentear boas metas, será um incremento de motivação. Na gestão de tempo, também será muito importante. Metas devem ser desafiadoras e alcançáveis, fazendo com que o gasto de tempo seja maximizado em busca do resultado final.

3. Prazo

gestão de tempo

Gestão de tempo também é gestão de prazo. Basicamente, tudo que conhecemos segue um prazo. Horas, dias, meses, anos, tudo é determinado pelo tempo.

Vemos isso desde a escola, e é algo que as pessoas podem não gostar, mas estão habituadas. Levar isso para a sua vida e/ou para a sua empresa será importante.

Ter tudo feito antes ou no máximo, no prazo, fará com que a gestão de tempo, funcione, trazendo os resultados dentro do tempo determinado. Sendo assim, o tempo ganho poderá ser utilizado de uma forma diferente, para um outro objetivo importante.

As tarefas devem ter um prazo e é muito importante que sejam cumpridas no período certo. Assim como nos outros pontos, é preciso entender a complexidade (ou não) da tarefa no momento de determinar o prazo.

4. Agenda

Se você tem inúmeras tarefas (assim como eu), será necessário possuir uma agenda. Não precisa ser uma agenda física, existem excelentes aplicativos para celular e computador, que facilitam organizar a sua agenda. Dessa forma a gestão de tempo será otimizada, tendo os dados necessários para cumprir as tarefas e não correr o risco de esquecer nada. 

Importante: deixe sempre um espaço na sua agenda para descansar, fazer o que gosta e aproveitar o tempo com a sua família. O tempo não foi feito apenas para trabalhar. Trabalhar é muito importante, mas aproveitar o tempo com o que te deixa feliz, fará tudo valer a pena.

5. Priorizar as tarefas

As dicas até o momento, ensinam como se organizar e estruturar planos de metas e prazos. Porém, dentre todas as atividades, podem ocorrer de ter que escolher algumas para priorizar (em detrimento de outras). 

Nesse momento é preciso saber o grau de importância de cada uma, focar nas mais importantes é o caminho óbvio a se seguir.

Nas empresas é preciso determinar o que é importante e deixar isso claro para todos. Reuniões ajudam a escolher as atividades que deverão ser passadas na frente.

Algumas atividades podem ser remanejadas que não causarão problemas (essas devem ficar no fim da fila das prioridades), já outras, se atrasarem poderão virar problemas difíceis de resolver, trazendo até mesmo prejuízo financeiro. 

Um ponto muito importante sobre gestão como um todo e gestão de tempo, é entender que nem tudo pode ser controlado e nem tudo irá ocorrer a 100%. Dessa forma, organize tudo para que apenas algumas tarefas sejam prioridade máxima, se todas forem, na verdade, nenhuma será e não terá como focar em apenas uma.

6. Delegue tarefas

Essa é clássica para os empreendedores, delegar tarefas. Distribuir o trabalho vai garantir que todos utilizem o tempo para desenvolver o que lhe foi atribuído.

Boa parte da gestão de tempo irá visar utilizar o tempo de forma otimizada. Evitando que alguns tenham tarefas demais e que outros fiquem procrastinando. Novamente, o equilíbrio será a chave, garantindo que todos trabalhem e que todos tenham o tempo de descanso adequado. 

Dessa forma, será possível evitar que você e/ou algumas pessoas fiquem com excesso de trabalho. O excesso de trabalho é uma dos principais motivos que causam estresse e desmotivação dentro de uma empresa e até mesmo na vida fora dela.

7. Fuja da procrastinação

A procrastinação é um problema da vida de muitas pessoas. Fuja dela não só na empresa, e sim também na vida fora dela. O tempo que muitas pessoas e você também pode estar perdendo sem fazer “nada” (ou com coisas irrelevantes) poderia ser usado para algo produtivo e que agregue conhecimento.

É claro, que é necessário descansar e até tirar um dia para não fazer nada. Apenas não pode se tornar um hábito. Esporadicamente, poderá fazer bem em vários sentidos. Em suma, utilize o tempo de sobra para aprender e/ou fazer algo que tenha interesse.

Conclusão

No texto de hoje, trouxe 7 dicas para ajudar você (pessoa física e/ou empreendedor) a otimizar a gestão de tempo. Como sempre ressalto, tempo é dinheiro. Saber usar bem o tempo da melhor forma, irá garantir resultados excelentes.

Além disso, vou deixar três artigos que são muito relevantes para esse tema: 

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Agradecemos a sua leitura e nos vemos em breve!

Saulo Da Rós

Por Saulo Da Rós

Saulo Da Rós é Autor do Método O Empreendedor Smart, CEO e Founder do Coworking SMART. Pós-graduado em Planejamento e Gestão pela Universidade Federal do Paraná – UFPR e Master Coach FEBRACIS. Criador do Método Empresa Smart, ensina um passo a passo detalhado e comprovado para reduzir os custos e a burocracia dos negócios de seus clientes.

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