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Contabilidade online: Entenda o que é, seus prós e contras

O que é a contabilidade online? Envolve um contador? É legal? Tem diferença em relação à contabilidade digital? Descubra tudo isso nesse artigo!

 Assim como inúmeras áreas do empreendedorismo, a contabilidade também passou para o meio online, o que tem gerado muita discussão entre sua vantagem, seus limites e até sua legalidade.

Em alguns casos, como  profissionais liberais e micro empresas não é necessário fazer contabilidade oficial. 

Já no caso de empresas obrigadas a escrituração e tributadas pelo lucro real, é preciso um responsável técnico da empresa para assinar balanços, declarações para a Receita, etc.

Então como funciona este novo modelo de contabilidade online? Quais as diferenças para o modelo tradicional? Quais são as suas vantagens e desvantagens?

Leia este artigo e fique por dentro do que você precisa saber sobre contabilidade online!

O que é e como funciona a contabilidade online

Primeiramente, é preciso diferenciar contabilidade online de contabilidade digital.

A contabilidade digital utiliza tecnologia para facilitar a rotina dos processos contábeis, visando gerar uma relação de proximidade com o contador, com acesso a dados mais completos do cliente.

Já a contabilidade online é uma forma do empreendedor fazer a sua contabilidade através de um sistema com uma tecnologia que, de forma online, possa dar as informações solicitadas à medida que o cliente ingressa os dados, sem a presença de um profissional contador.

Em resumo, a contabilidade online é quando um gestor utiliza uma plataforma digital para fazer a gestão contábil da sua empresa, seja esta gestão fiscal ou financeira.

5 vantagens da contabilidade online

  • Atendimento mais rápido

Por ser um modelo online, o empreendedor já tem as informações na sua tela, à medida que vai completando seus dados. Além disso, muitas plataformas contam com atendimento virtual e 0800.

Dessa forma, se torna muito mais prático fazer uma consulta através de um chat do que marcar uma reunião com seu contador.

  • Ferramentas de autogestão

Outra vantagem é que, nas melhores plataformas, os empresários têm a possibilidade de usar várias ferramentas, como controle de fluxo de caixa, conciliação bancária e demonstrativos de resultados.   

Assim a autonomia passa a ser total do empreendedor.

  • Custo mais baixo

Obviamente que uma das grandes vantagens que os clientes da contabilidade online buscam é a diminuição de custos. Um escritório de contabilidade pode representar um gasto fixo mensal importante para uma pequena ou média empresa.

Além disso, estas plataformas também oferecem um tipo de consultoria financeira, que ajuda o empreendedor a tomar decisões corretas, saber onde gastar, como minimizar os custos e impostos.

  • Segurança

A segurança na transferência de dados também aparece como um dos motivos que leva o gestor a abandonar a contabilidade tradicional e passar à contabilidade online.

Sabem aquela pilha de pastas e arquivos que a empresa tem que levar até o escritório contábil no final do mês? Pois é, de maneira online o gestor economiza com essa impressão de papelada.

Além disso, ele tem a segurança de que dados importantes sobre as finanças da sua empresa não vão se perder no porta-malas de um carro ou cair nas mãos erradas ao chegar ao escritório.

  • Independência e informação para o empreendedor

Enquanto no modelo tradicional o empresário atua e depois consulta com o seu contador ou escritório de contabilidade, na contabilidade online ele vai ter muito mais independência.

Com a informação disponível quase que no ato, a toma de decisões pode passar antes pela avaliação contábil, otimizando este processo e ajudando a fazer seu planejamento financeiro.

5 desvantagens da contabilidade online

  • Atendimento impessoal

Você é daquelas pessoas que não aguenta ligar para um 0800 e ficar escutando opções listadas por uma máquina? Você prefere a resposta humana?

Então talvez a contabilidade online não seja para você. Uma das suas principais desvantagens é este atendimento impessoal que você não tem nas reuniões com o seu contador.

  • Ambiente totalmente virtual

Mas esta não seria uma vantagem? Para muitos empresários não.

Ainda hoje existem vários tipos de empreendedores que preferem ter os seus números “na ponta do lápis”, quase que literalmente.

O ambiente virtual da contabilidade online gera uma dificuldade de entendimento para aqueles que têm maiores dificuldades com o meio digital.

  • Pouca especialização

Por serem plataformas onlines, estes softwares devem ser os mais abrangentes possíveis para atender desde a pequena pousada até um grande varejo.

Por outro lado, alguns escritórios de contabilidade são especializados em um ramo de negócio e podem brindar muito mais informação para aquele setor.

  • Problemas para lidar com complexidade fiscal

Existem muitas empresas que necessitam um acompanhamento mais presente e uma consulta cotidiana por parte do contador. Muitas delas precisam de estratégias personalizadas e análise de processos tributários mais complexos.

Nestes casos, as plataformas de contabilidade online são muito genéricas para resolver este tipo de problema.

  • Nenhuma flexibilidade para assuntos presenciais

Também existem outras funções que a contabilidade online não pode contemplar, como o atendimento às fiscalizações, acompanhamentos às homologações e ir às repartições sempre que necessário. 

Mas afinal, vale ou não a pena ir para a contabilidade online?

Em parte, sim, mas pode-se dizer que o Brasil ainda está engatinhando no assunto.

O mais importante que você deve saber agora é que não é possível realizar todos os serviços contábeis de forma online, mas você vai ter muito mais autonomia, informação e um corte considerável nos gastos.

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Saulo Da Rós

Por Saulo Da Rós

Saulo Da Rós é Autor do Método O Empreendedor Smart, CEO e Founder do Coworking SMART. Pós-graduado em Planejamento e Gestão pela Universidade Federal do Paraná – UFPR e Master Coach FEBRACIS. Criador do Método Empresa Smart, ensina um passo a passo detalhado e comprovado para reduzir os custos e a burocracia dos negócios de seus clientes.

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