Categorias
Administração Empreendedorismo

Smart São Paulo: Método Kanban: Guia detalhado e 5 modelos prontos para usar

Você conhece o método Kanban? No artigo de hoje vou te apresentar esse método e trazer exemplos de como utilizá-lo. 

Está procurando uma forma de organizar a sua empresa (ou tarefas do seu dia a dia), de uma forma que seja possível ordenar e visualizar tudo que precisa ser feito através de um quadro (físico ou digital) com tudo bem delimitado? O método Kanban nasceu para isso.

Ele é um método que visa a maximização de tempo e eficácia em relação às atividades de uma empresa (ou pessoa). No artigo de hoje vou te apresentar esse método incrível, contar um pouco da sua história, te mostrar como aplicar e ainda, 5 modelos editáveis prontos para objetivos diferentes.

O que é o método Kanban?

Posso definir o Kanban como um quadro (físico ou digital) de visualização para conduzir, planejar e gerenciar atividades de forma ágil e eficaz. Então, quando alguma empresa (ou alguém) resolve aplicar o Kanban, ela está buscando a maximização de fluxo de trabalho (ou da atividade).

Como o Kanban surgiu?

O método surgiu nos anos 1940, em uma fábrica de veículos da Toyota e rapidamente se popularizou devido a sua velocidade, flexibilidade e eficiência. Por ser facilmente adaptado a diferentes áreas, ganhou muita popularidade e adeptos ao longo do tempo.  

O método Kanban foi desenvolvido por Taiichi Ohno, que era engenheiro e um nome forte na Toyota no Japão. A inspiração dele (agilidade e eficiência) surgiu ao observar a forma clara e objetiva que as prateleiras de supermercados eram organizadas.

Mas não só isso, a forma que o estoque era organizado fazia com que os produtos acompanhassem a demanda dos clientes. Com isso ele criou o Kanban para maximizar o uso real dos componentes dos veículos. Deixando o estoque organizado e ideal para cumprir com a demanda.

Como funcionava originalmente?

Para entender essa maximização vou te exemplificar conforme ocorreu na época, dentro da Toyota:

  • Os colaboradores da fábrica, repassavam os níveis dos materiais através de cartões (no começo o método era conhecido como cartão Kanban), em tempo real;
  • Assim que os níveis dos materiais esvaziavam, um cartão Kanban era repassado para o depósito/estoque, para que o responsável ficasse ciente;
  • Com essa informação em tempo real, o responsável pelo depósito repassava o que precisava para o fornecedor receber e completar o estoque.

Como aplicar o método Kanban?

Como dito acima, o método Kanban é perfeito para acompanhar o fluxo de trabalho de forma visual, usando um quadro (que pode ser digital ou físico) será possível planejar e fazer o acompanhamento de todas as tarefas.

Esse quadro irá ser composto de cartões (forma atualizado dos cartões da Toyota), que serão dispostos em colunas, visando a maximização através do controle para conduzir a equipe (ou você) para focar no que precisa ser finalizado.

Embora criado para controlar estoque, atualmente ele pode ser adaptado para qualquer processo que precise de agilidade. Para aplicar o método Kanban na sua empresa (ou na sua vida), será preciso seguir 5 regrinhas básicas (que podem ser adaptadas para a finalidade que você precisa no momento):

  • Sinalização visual (que seriam os cartões);
  • Disposição em colunas e/ou listas (para ter tudo organizado da melhor forma)

Uma dica é separar em a fazer, “fazendo” e “feito”, para garantir um controle total do que precisa ser feito, do que já está sendo feito e do que já foi finalizado;

  • Trabalho em andamento (para entender o que está sendo feito);
  • Comprometimento de todos os envolvidos (o método será só um método se as pessoas não estiverem dispostas a segui-lo);
  • Prazos (com os prazos definidos, será muito mais fácil entender se o trabalho está na velocidade ideal ou se está atrasado).

Através dessas regras é possível aplicar o método Kanban, independente de qual for o ramo da empresa ou do seu objetivo pessoal. A sua flexibilidade é o que mais fez seu sucesso, podendo ser facilmente adaptado.

Ele será perfeito para organizar e executar determinadas tarefas, tornando uma forma muito prática e ágil de acompanhar os projetos. Quando temos um quadro organizado e detalhado é muito mais fácil fazer com que tudo funcione, o Kanban visa a excelência e velocidade eficaz.

Objetivos do Kanban

Entre os principais objetivos do método Kanban posso destacar:

  • Manter a produtividade sempre alta;
  • Garantir que as pessoas trabalhem de uma forma que não se sobrecarregue;
  • Distribuir de forma equilibrada as responsabilidades, garantindo que toda a equipe tenha uma visão geral do que está sendo feito;
  • Dividir o todo em atividades menores, para conseguir entender o que está ou não funcionando em determinada tarefa, ficando muito mais fácil de identificar e resolver;
  • Mostrar de forma clara para todos, através de sua disposição visual, o que precisa de melhorias;
  • Engajamento da equipe, uma vez que uma tarefa for finalizada ela será movida para “feito” ou “concluída”, o que vai gerar um senso de dever cumprido por todos os envolvidos.

Então, se a sua empresa precisa de uma forma de melhorar o fluxo de trabalho e organizar toda a equipe (dentro de todos os objetivos listados), ou se você tem um objetivo específico e está tendo dificuldade em visualizar o que precisa ser feito, a metodologia do Kanban será uma forma aliada.

Garantindo que tudo fique claro e organizado, você e sua empresa terão uma incrível ferramenta no que diz respeito à agilidade e eficiência. Você poderá começar ainda hoje a utilizar o método Kanban.

5 modelos prontos (e editáveis) para utilizar o método Kanban

Separei 5 modelos editáveis no Trello (um excelente aplicativo para o método), onde você poderá adaptar as necessidades da sua empresa e da sua vida também.

Planejamento de projetos

Modelo editável

Em uma empresa o gestor pode perder muito tempo para organizar e entender como está o fluxo de produção, além disso, ter que traçar projetos para o futuro da empresa.

Com Kanban será possível criar de maneira limpa um fluxo de trabalho, onde o gestor terá total controle do que está acontecendo e de quem está executando cada tarefa. Podendo visualizar e organizar da melhor forma.

Gerenciamento de fluxo de vendas

Modelo editável

O Kanban também é perfeito se adaptado para o controle de vendas, em uma empresa. Com ele será possível acompanhar os “novos pedidos” e entender o que está em rota e o que já foi entregue.

Depois que a venda for finalizada e o produto entregue, é só mover para “concluído” que já terá a informação em tempo real do que realmente é um pedido e o que já está com o cliente. Ficando muito mais fácil de organizar e saber onde está cada coisa.

Organizar uma viagem 

Modelo editável

Uma viagem pode ser cheia de detalhes, e muitas coisas podem passar batido se não nos organizarmos. O método Kanban é perfeito para ter tudo bem certinho.

Dessa forma, você deverá criar um planejamento completo na aba “a fazer” e conforme for completando você move para “concluído”. Podendo acompanhar com os olhos fica muito mais fácil de não esquecer a sua escova de dentes, concorda? 

Aprendendo um novo idioma 

Modelo editável

Você poderá usar o método Kanban para te ajudar a aprender um novo idioma. Para não ficar perdido será excelente ter uma forma de se organizar, onde você poderá dividir o objetivo final em objetivos mais curtos e alcançáveis. Dessa forma, você pode acompanhar o seu progresso e fazer tudo acontecer.

Use as listas de “a fazer”, “feito” e “fazendo” para entender como está seu progresso. E as listas adicionais “aprendido/concluído” e “para aprender” para acompanhar o desenvolvimento. Assim que for progredindo o que você já sabe, ficará em “aprendido/concluído”. Muito mais organizado, não é?

Publicação de artigos online 

Modelo editável

Também é possível adaptar o método Kanban para nichos como o de publicação de artigos online. Dessa forma, é possível separar claramente e organizar de uma maneira que todos entendam e possam focar no seu tema.

Com essa divisão extra ficará mais fácil entender e encontrar a melhor forma de fazer, e os temas certos para focar. Adaptando o método ficará muito mais fácil organizar seu objetivo, seja para a finalidade que for.

Conclusão

No artigo de hoje, apresentei o método Kanban, que é um método de visualização do trabalho que trará muito mais velocidade, organização e eficiência para os projetos da sua empresa e da sua vida também (o Kanban é facilmente adaptado para atividades pessoais).

Por sua flexibilidade ele é facilmente adaptado e certamente, você poderá aplicá-lo nos seus negócios e/ou na sua vida. Beneficiando-se assim de uma organização que vai tornar as tarefas muito mais objetivas e claras. 

Além do método Kanban, no blog da Smart você encontra outros artigos sobre métodos para melhorar a eficiência, dentre os quais, posso destacar: 

Agradeço a sua leitura e nos vemos em breve!