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Empresas familiares podem se tornar grandes sucessos no mundo corporativo

Uma análise feita por mais de três décadas constatou que as companhias com valores parentais têm índices de inovações mais bem-sucedidos do que empresas públicas ou privadas. Esse estudo foi realizado em 42 países e transformado em um artigo publicado pela Harvard Business Review. Mas será que empresas familiares são realmente um bom negócio?

A verdade é que existem prós e contras nesse tipo de empreendimento. Em geral, essas companhias possuem um comando centralizado, o que permite respostas rápidas em situações de emergência. A relação entre a equipe costuma ser muito mais forte. Com um quadro de funcionários bem mais enxuto, os laços entre colaboradores e proprietários exerce papel importante no desempenho da empresa. Assim, o grupo torna-se muito mais interessado, pró-ativo e unido.

Em contrapartida, essas empresas enfrentam desafios adicionais. Em muitos casos, existem dificuldades na separação entre o emocional e o racional. Com uma equipe muito mais unida, pode haver exigência de alta fidelidade dos empregados, levando à submissão e restrição da criatividade. Outro grave problema a ser enfrentado é a valorização de empregados mais antigos, em detrimento de outros que possam ser efetivamente mais rentáveis. Os laços formados entre os fundadores e a equipe tendem a levar a uma relação paternalista. Também podem ocorrer situações em que as vagas disponíveis sejam preenchidas por parentes, ao invés de profissionais capacitados para os cargos.

Também é comum que ajam conflitos entre os membros da família na disputa pelo controle do negócio, principalmente se for a segunda geração – que herdou dos pais o empreendimento. Essas disputas acabam sendo levadas para dentro da empresa, comprometendo o funcionamento e até mesmo gerando prejuízo.

Um bom gerenciamento, entretanto, pode evitar essas situações. Utilizando-se de governança corporativa – sistema pelo qual as empresas são dirigidas, monitoradas e incentivadas – é possível fazer uma distinção entre propriedade e gestão. É importante deixar claro que os herdeiros da empresa possuem direitos como proprietários, mas isso não significa que serão gestores do negócio antes de efetivamente assumi-los. É necessário, antes, aprender sobre a empresa, o mercado que ela atua e como administrar a equipe. Gestão requer competências que não se transferem por hereditariedade.

Uma boa sugestão é a criação de um conselho de família – que não deve se confundir com o conselho de administração. O propósito deste grupo é organizar as expectativas em relação à sociedade. Esse conselho irá deliberar conflitos parentais como definição de critérios para a sucessão e participação na sociedade e valores da família que deverão orientar o negócio. É importante ressaltar que estas reuniões ocorram fora do ambiente da empresa, para evitar envolvimento emocional com o trabalho e com os colaboradores.

Esse processo de separação entre família e negócios pode ser complicado. Por isso, existem associações que trabalham para auxiliar nessa jornada. A Associação das Empresas Familiares, por exemplo, ampara os pequenos negócios parentais nas questões de gestão e governança, fornecendo subsídios no processo de expansão do empreendimento, identificando os desafios e oferecendo soluções por meio de consultores e especialistas. Outro órgão que pode ajudar nesse processo é o Sebrae. A entidade possui um programa voltado especificamente para pequenos negócios e está à disposição para fornecer apoio, treinamentos e cursos.

Grandes empresas de hoje, como a Wallmart, a Volkswagen, a Sadia e o Itaú Unibanco, começaram como pequenos negócios familiares e prosperaram no Brasil e no mundo. Tudo graças a uma gestão eficiente, focada em resultados. Por isso, não desista. Acerte os ponteiros da sua empresa e seu negócio familiar pode vir a ser a próxima multinacional.

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Seja um líder de excelência!

Esqueça aquela figura do chefe autoritário e distante, que exige da equipe resultados sem se integrar a ela. A tendência do século XXI é “liderança”. O que as empresas e o mercado buscam atualmente é alguém que, além de gerenciar o trabalho e um time, saiba motivar por meio de boa relação e exemplos positivos.

Em geral, um chefe isenta-se da responsabilidade quando alguma coisa não dá certo e, muitas vezes, quando um objetivo é alcançado, toma todo o mérito. Um líder divide as responsabilidades, identificando as habilidades e dificuldades de cada um para encontrar o melhor caminho a ser seguido. Por isso, para ser um bom líder é necessário saber ouvir e se comunicar com o resto do grupo, respeitando as ideias e sugestões de todos e mantendo o moral elevado. É preciso integrar e incentivar a equipe, guiando-a para o sucesso.

A trajetória para exercer uma liderança transparente e sustentável nem sempre é linear. O processo de determinar o desfecho de imprevistos está diretamente relacionado às experiências cotidianas. Os líderes de excelência são aqueles que tomam decisões instintivas.

Também encorajam os outros a expressarem suas opiniões. Incentivar a equipe é um papel fundamental para criar um ambiente onde todos tenham confiança em expor seus pontos de vista. Fazer perguntas e pedir conselhos ajuda no desenvolvimento das atividades. É papel do líder concentrar o diálogo entre os membros do grupo para chegar a uma conclusão estratégica.

Sabe aquela história de que atitudes valem mais do que palavras? Isso também entra no papel da liderança. São nas ações do líder que a equipe vai se inspirar e adquirir confiança. Da mesma forma, os membros da equipe querem saber se estão tendo um bom desempenho. Por isso é essencial dar o feedback sobre a atuação de cada um, dando sugestões sobre os pontos negativos e destacando os positivos. Saber reconhecer seus erros. Também é um ponto chave. Ao ser capaz de pedir desculpas, transmite a mensagem de que a busca pela ação correta é uma prática natural e constante. Desta forma nasce um relacionamento de confiança mútua.

Se você sabe se adaptar a novos contextos, se relaciona bem e sabe trabalhar em equipe, valorizando, encorajando e ajudando os colegas, está no caminho certo para a liderança!

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Você sabe o que são Escritórios Virtuais?

O empreendedorismo é um movimento que vem atingindo cada vez mais pessoas: ideias inovadoras para produtos e serviços úteis ao mercado e que, geralmente, não haviam sido criados ou pensados antes. No Brasil, essa tendência segue cada vez mais forte. Segundo a pesquisa Global Entrepreneurship Monitor (GEM), feita em 2015 pelo Sebrae e pelo Instituto Brasileiro de Qualidade e Produtividade (IBQP), o país é o terceiro no ranking internacional de empreendedorismo. O estudo também aponta que três em cada dez brasileiros adultos entre 18 e 64 anos possuem uma empresa ou estão envolvidos com a criação de um negócio próprio.

Mas montar seu próprio negócio pode não ser tão simples assim. A burocracia brasileira é famosa mundo à fora por ser extremamente complicada. Além disso, a falta de capital inicial pode atrapalhar quem está começando. Foi pensando em solucionar essas questões que nasceram os Escritórios Virtuais.

Quando se abre uma empresa é necessário ter uma estrutura física (para receber clientes ou fazer reuniões), endereço fiscal para registro comercial, suporte tecnológico, atendimento telefônico personalizado, dentre vários outros serviços. Os Escritórios inteligentes vêm para suprir essa demanda. Neles, são oferecidos tudo o que o empreendedor precisa para começar: além de salas executivas, de reuniões e de videoconferência totalmente mobiliadas e decoradas, há também uma central de atendimento e de serviços – incluindo recepção, secretaria, mensageiro, telefonia, internet, equipamentos e manutenção.

No Brasil, o serviço é normatizado pela Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais (ANCEV). Também conhecidos como Business Center, Centro de Negócios, Escritório Inteligente, Centro de Apoio, Escritório Terceirizado e Escritório de Conveniência, estas organizações contam ainda com espaço de coworking (compartilhamento de espaço e recursos de escritório), salas de treinamento com infraestrutura de equipamentos e serviço de coffee break, agendamento de compromissos, recebimento e redirecionamento de encomendas e correspondências.

Com essas facilidades, o empresário pode iniciar suas atividades imediatamente, dedicando sua energia integralmente ao seu trabalho. Além disso, há uma redução dos custos uma vez que o empreendedor pagará apenas pelo serviço que utilizar.

Em Brasília, a Smart Escritórios Inteligentes atende a essa demanda. Associada ANCEV, oferece às empresas e aos profissionais liberais uma solução completa e integrada para aumentar a capacidade produtiva, a agilidade e a lucratividade dos negócios.

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Clima organizacional: como criar uma atmosfera saudável na empresa

Quase todo o mundo já passou por isso em algum momento no trabalho: impressão de tensão no ar, de que algo está errado, que os seus esforços não são reconhecidos. O inverso também ocorre: sensação da motivação geral, que a empresa caminha como um só organismo bem orquestrado. Esta percepção de como andam as coisas na empresa pode ser chamada também de clima organizacional.

O que é clima organizacional?

O clima organizacional é um conceito subjetivo, composto por diferentes elementos que interagem dentro de uma companhia. E, por isso, influi diretamente no desempenho dos funcionários e colaboradores. Quando ele não é favorável, diversas consequências podem afetar a empresa: queda na produtividade, motivação em baixa, falta de engajamento, alto índice de desperdício de materiais, queda na frequência e atrasos.

Mas então, o que fazer para que a percepção dos funcionários sobre a empresa melhore? Grandes organizações, como o Google, por exemplo, são famosas por proporcionarem um clima de trabalho de excelente qualidade. Ambientes mais agradáveis e coloridos, lazer e diversão no próprio local, horários flexíveis, dentre outras são as soluções mais utilizadas.

Essas atitudes são extremamente válidas. Entretanto, é importante ressaltar que criar um ambiente harmonioso vai muito além dessas ações. É necessário compreender o que é avaliado como ruim pelos funcionários.

Como melhorar o clima organizacional?

Uma pesquisa entre os colaboradores é uma ótima opção para descobrir se a empresa é um bom local para trabalhar, o que acham das práticas de gestão de pessoas, se existe um objetivo comum e, principalmente, entender como estão ocorrendo os relacionamentos dentro da empresa. É preciso mapear todos os aspectos críticos apontados.

Não existe uma pesquisa-padrão. Os questionamentos devem ser elaborados de acordo com o perfil organizacional da empresa, abordando tópicos como o trabalho em si, integração interpessoal, salário, desenvolvimento profissional, condições físicas do trabalho, dentro outros.

Em posse de todas essas informações, é possível iniciar o processo de mudança. É importante, durante o processo, que o gestor mostre que há vontade efetiva de realizar as mudanças e que as opiniões ouvidas serão levadas em consideração.

Se os colaboradores reclamam, por exemplo, que falta um diálogo mais direto com seus supervisores, é importante trabalhar para que os gerentes de cada setor fiquem mais acessíveis. Colocar todos em um espaço amplo, sem grandes divisórias, como paredes, já passa a sensação de que o chefe está mais acessível e que pode ser consultado com mais facilidade.

Se o problema for a falta de motivação, reunir a equipe para ouvir opiniões do que pode ser feito para melhorar o ambiente de trabalho é um ótimo começo. Promover um momento de relaxamento coletivo semanalmente dentro da própria empresa também pode fortalecer mais os laços dos colaboradores e, ao mesmo tempo, fazê-los relaxar.

Por que investir em melhoria do clima organizacional?

Diante de tantos desafios diários na gestão de um negócio, por que o empreendedor deve dispender recursos como tempo e dinheiro para melhorar o clima organizacional?

O motivo é simples e bastante efetivo: estas atitudes aumentam a motivação da equipe. Quando os colaboradores reconhecem que têm um gestor eficiente, que se importa com suas opiniões e bem-estar, tornam-se proativos e satisfeitos, gerando melhores resultados para a empresa.

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5 práticas para um gerenciamento financeiro nota 10!

Abrir e manter uma empresa requerem diversas práticas e habilidades: análise e pesquisa de mercado, demanda e procura do serviço e/ou produtos oferecidos, equipe qualificada. Dentre essas necessidades, o controle e gerenciamento financeiro é, sem dúvidas, o mais importante. A análise constante das finanças é fundamental para manter a saúde econômica da empresa. Com planejamento e controle dos gastos, o empresário saberá a melhor maneira de gerir sua empresa para que ela se mantenha competitiva no mercado.

Investir na organização das finanças evitará surpresas e dificuldades de gestão. E para atingir o planejamento ideal, algumas práticas devem ser adotadas. Confira:

  1. Compreenda a real situação da empresa
    O primeiro passo para iniciar o planejamento perfeito é analisar o atual cenário financeiro da empresa. Uma boa estratégia é anotar os pontos negativos e positivos e compará-los à situação do mercado no qual atua. É necessário estar atento ao processo produtivo da empresa e aos gastos necessários para colocar o produto ou serviço à venda.Atualmente existem diversas ferramentas, softwares e aplicativos de gestão – gratuitos e pagos – que podem auxiliar no monitoramento do processo produtivo. Desta forma, será possível visualizar os recursos que poderão ser mantidos e quais deverão ser cortados para garantir a estabilidade comercial.
  2. Separe a pessoa física da jurídica
    Confundir as finanças pessoais com as da empresa pode trazer consequências desastrosas. Agindo desta forma, chegará um momento que será praticamente impossível analisar os resultados financeiros. Algumas ações simples podem evitar esse cenário, como ter contas correntes separadas para gastos pessoais e da empresa. Além de ser vantajoso por não misturar as receitas, muitos bancos disponibilizam produtos exclusivos para pessoas jurídicas, como linhas de crédito e serviços de cobrança.Outra dica é o empresário definir para si um valor fixo de retirada mensal, como um salário. Evite retirar da empresa valores acima do já determinado no pró-labore para que não haja interferência no caixa. Essa prática evita rombos nas finanças e dificuldades que afetarão o futuro da empresa.
  3. Planeje e esteja pronto para o futuro
    Todas as decisões apresentam certo grau de risco. Isso porque as circunstâncias podem mudar a qualquer momento, levando ao imprevisto. Entretanto, esses riscos podem ser minimizados com uma gestão financeira de qualidade. Para isso é importante que sejam feitas projeções sobre os cenários possíveis em um período de, pelo menos, um ano. Com todos os dados financeiros em mãos, é possível prever o ciclo operacional da empresa e as flutuações de mercado que podem impactar desde o recebimento de um produto ou serviço até a entrega final ao cliente. Definindo com antecedência o valor das despesas que são geradas em cada etapa, será possível prever os gastos e adaptar a receita disponível.
  4. Fique atento ao estoque
    Manter o giro de mercadorias é essencial para manter as finanças sobre controle. Estoques muito cheios geram custos e as mercadorias correm o risco de vencer ou ficarem obsoletas. Por outro lado, estoques insuficientes são prejudiciais para o andamento do negócio. Portanto, para garantir que as vendas e lucros cresçam, armazene os itens no volume correto para o fluxo da empresa.Os fornecedores devem ser aliados nesse processo. Trabalhe com eles de forma que atenda as quantidades mínimas e máximas de reposição. E para que a saúde financeira da sua empresa seja reforçada, negocie prazos que permitam um caixa saudável, mesmo entre os períodos de reabastecimento.Em caso de estoque sobressalente, uma opção viável é organizar promoções. Além de circular a mercadoria parada, essa prática atrai novos clientes ao negócio.
  5. Cuidado com empréstimos
    Recorrer a empréstimos para cobrir folhas de pagamentos e reposição de estoque pode arruinar a saúde financeira da sua empresa. O ideal é que o planejamento permita que todos os custos sejam geridos com as receitas da empresa, evitando os juros que podem devastar o negócio.Mas se o empréstimo for imprescindível, como em casos de reforma ou expansão, calcule o tempo de retorno da verba a ser investida e procure por agências com os melhores planos de pagamentos e taxas mais baixas. Desta forma, serão evitados gastos exacerbados e que não poderão ser reparados a curto e médio prazo.

Adotando essas práticas, com certeza o planejamento financeiro da sua empresa será um sucesso!

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10 pontos para não esquecer ao fazer entrevista de emprego

Recrutar pessoas para fazer parte do seu negócio nunca é tarefa fácil. Você precisa, em poucos contatos e com poucas informações, entender se alguém é o melhor profissional para integrar seu time e ajudá-lo no crescimento da empresa. Algo ainda mais complexo quando não teve experiência anterior para isso e precisa dividir seu tempo como empreendedor entre tantas outras responsabilidades. Por esta razão, para que consiga contratar de forma mais eficiente, vamos falar neste artigo sobre dicas essenciais para fazer entrevista de emprego e não errar na contratação!

Por que a entrevista é uma etapa tão importante?

Nas pequenas empresas, os recursos são escassos, por isso, não há tanto espaço para o erro na hora da entrevista para contratação. Por mais difícil que seja avaliar as pessoas, portanto, você precisa ter o máximo de assertividade para evitar o turnover ou mesmo a seleção de um profissional pouco qualificado.

Além disso, vale lembrar que, com desemprego em alta, você terá um desafio ainda maior ao lidar com o volume de candidatos e toda a ansiedade envolvida nesta situação, que pode levar a mentiras ou manipulações sobre o currículo.

Como fazer entrevista de emprego com assertividade

Listamos abaixo 10 fundamentos que toda entrevista de emprego que você fizer precisa considerar. Confira:

1.Planeje sua vaga

Muitos processos seletivos têm resultados abaixo do esperado por causa de uma fase ainda anterior à contratação: a definição da vaga. Mais do que divulgação da oportunidade, esta é uma etapa de planejamento em relação ao perfil que deseja ter como parte de seu time.

Por isso, todos os envolvidos na contratação e, posteriormente, na gestão dessa pessoa, devem participar da descrição da função e da seleção de habilidades e competências mais importantes para a função. Lembre-se: não existe funcionário perfeito, portanto, escolha aqueles critérios que realmente serão importantes a serem analisados na hora em que for fazer entrevista de emprego.

2. Vá além do currículo

Com a entrevista agendada, é obrigatório analisar o currículo do candidato. Mas não fique apenas nas informações que estão neste documento: procure pelo perfil do interessado em redes profissionais como o LinkedIn, busque informações sobre a cultura das empresas em que já trabalhou e entenda mais sobre sua formação. Essa pesquisa com certeza irá ajudar na elaboração de perguntas mais profundas e precisas para fazer entrevista de emprego com mais qualidade.

3. Faça perguntas pessoais

Sim, a entrevista para contratação é um momento profissional, mas nada impede que você faça perguntas pessoais ao candidato. É claro, sem entrar em detalhes muito íntimos, mas buscando conhecer um pouco mais sobre a pessoa que deseja fazer parte de sua empresa.

Pergunte sobre onde e com quem mora, sonhos para a carreira, hobbies que pratica nas horas livres e filmes e livros favoritos. Esse tipo de pergunta irá permitir que você vá um pouco além e entenda seu candidato como uma pessoa completa, não apenas como um profissional.

4. Explore competências

Competências, ao contrário de habilidades, não podem ser treinadas e, também, são difíceis de serem avaliadas. Por isso, procure informações e dicas sobre entrevistas por competências, incluindo algumas perguntas em sua conversa que tenham objetivo de mostrar como o candidato lida com diferentes situações.

Algumas sugestões são questionar sobre como lidou com algum conflito no trabalho, o que fez ao receber uma meta difícil de ser batida ou como reagiu a algum feedback.

5. Teste habilidades

As habilidades, por sua vez, podem ser facilmente manipuladas pelo candidato. Se a sua vaga exige habilidades técnicas para ser executada, portanto, considere a possibilidade de realizar um teste prático antes ou depois de fazer a entrevista de emprego. Alguns testes comuns em processos seletivos são redação (para quem precisa redigir e-mails ao público), excel ou idioma estrangeiro.

6. Identifique conexões com o negócio

É mais fácil ter sucesso na contratação quando o candidato tem alguma conexão com o negócio, pode ser quanto a valores, estratégia ou mesmo por ter atuado no setor anteriormente. Ao longo da entrevista, busque entender se essas relações existem, caso contrário, a pessoa provavelmente terá dificuldade em se encaixar na cultura da empresa.

7. Não se embase em preconceitos

Antes de entrar na sala de entrevista, deixe seus preconceitos pessoais do lado de fora. É comum julgar candidatos por sua formação em uma universidade pouco renomada, por sua experiência pouco significativa ou pela ausência de cursos e atividades de aperfeiçoamento. Saiba, entretanto, que nem sempre são esses fatores que irão determinar um bom profissional.

8. Não entendeu? Pergunte de novo!

A entrevista é um momento muito importante e em que a comunicação deve fluir bem entre dos dois lados. Caso não tenha entendido a resposta de seu candidato, ou tenha achado que foi muito evasiva, não perca a oportunidade de pedir para ele repetir a sua resposta – ou pode perder um bom elemento para a avaliação.

9. Marque outra conversa

É comum que os processos seletivos tenham mais de uma etapa e isso não é por acaso. Encontrar o candidato em momentos distintos também é uma oportunidade de perceber como ele se comporta de maneira mais clara, eliminando toda a ansiedade e nervosismo do primeiro encontro. Mesmo que seja apenas uma conversa final de 15 minutos, se está em dúvida, agende esta outra etapa no processo seletivo.

10. Ofereça um retorno

Selecionando ou não seu candidato ao fazer entrevista de emprego, é muito importante que ofereça um retorno, com feedbacks claros sobre o processo seletivo. Para quem entrar para a sua equipe, isso ajudará a entender o porquê de ser escolhido e o que ainda tem como pontos de melhoria. Para quem não passou na seleção, fica a oportunidade de desenvolvimento para próximas oportunidades e uma excelente imagem sobre a sua empresa.

Permita-se arriscar quando preciso!

Por fim, cabe lembrar que, ainda que seja um processo crítico para a sua empresa, às vezes você terá que arriscar-se na contratação e deixar espaço para o erro ao fazer entrevista de emprego. Nem mesmo profissionais de Recursos Humanos acertam em todas as seleções, é natural, portanto, que você erre como empreendedor ao entrevistar os profissionais que farão parte de sua equipe. O mais importante é se lembrar que seu trabalho não termina nessa etapa, ainda será preciso oferecer todas as ferramentas necessárias para o desenvolvimento dessa pessoa dentro do seu time, de forma a manter sua cultura corporativa e alcançar os melhores resultados!

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Mapas Mentais: o que são e como usar nas empresas!

Você já teve o sentimento de que não existe uma forma eficiente de organizar todas as ideias que surgem para o seu negócio e de interligar projetos e estratégias de forma clara e visual? Se a resposta for positiva, saiba que este fator pode estar impedindo sua empresa de alcançar melhores resultados e de se tornar mais produtiva. Caso esta seja uma preocupação real para você como empreendedor, saiba que utilizar ferramentas que o auxiliem a ter uma maior visão sistêmica das diferentes áreas pelas quais é responsável pode ser fundamental. Por isso, neste artigo vamos falar sobre mapas mentais e sobre como eles podem ser úteis para a sua gestão.

O que é um mapa mental?

Um mapa mental tem como premissa principal a interligação de uma questão central a questões secundárias, terciárias e assim por diante. Esta nada mais é do que uma ferramenta de gestão capaz de relacionar e organizar conteúdo relevante para auxiliar em planejamentos, gestão de projetos e tomadas de decisão. É como se realmente fosse feito um mapa do que está na sua mente – assim como na mente de seus sócios e colaboradores.

O mapa mental foi desenvolvido no início da década de 1970, pelo escritor e consultor em educação Tony Buzan, com o objetivo de ajudar as pessoas a liberar o potencial do cérebro. Essa ferramenta pode ser uma poderosa aliada em sua gestão, uma vez que permite compreender de forma visual como diferentes ações, ideias e estratégias podem estar relacionadas ao ordenar pensamentos correlatos de forma lógica.

Você pode criar um mapa mental para auxiliar diferentes etapas e demandas de sua empresa, como planejamento estratégico, desenvolvimento de projetos e criação de uma nova área, por exemplo. Esta também pode ser uma ferramenta utilizada de forma colaborativa ou mesmo individual, como forma de colocar no papel o que está em sua cabeça e facilitar a execução.

Softwares para criar mapas mentais e aumentar a produtividade

Mapas mentais podem ser desenhados à mão ou montados com post-its, mas, na hora de registrá-los e armazená-los, nada melhor do que contar com uma ferramenta. A boa notícia é que existem diferentes softwares que o ajudam na elaboração de seu mapa mental, confira os principais abaixo:

FreeMind

O FreeMind é um software gratuito que você pode instalar em seu computador para criar diagramas para diversos objetivos, inclusive mapas mentais. Ele tem uma interface bastante simples e fácil de utilizar, oferecendo cores, ícones e formas personalizáveis.

MindMeister

O MindMeister é um software online para criação de mapas mentais, com preços que começam em US$ 6 por mês. Os principais benefícios dessa ferramenta são a possibilidade de colaboração de vários usuários em um mesmo projeto, além da integração com um gestor de tarefas relacionado ao seu mapa mental. A ferramenta também é muito visual e capaz de criar diagramas para apresentações elaboradas.

MindNode

O MindNode é uma ferramenta para criação de mapas mentais pensada para devices da Apple e com versões para desktop e aplicativos. É um software bastante simples de usar e que permite elaborar diagramas com visual diferenciado.

Xmind

O Xmind é um dos softwares online mais utilizados para criação de mapas mentais em todo mundo, bastante reconhecido por suas funcionalidades, como sincronização dos arquivos na nuvem e elaboração de apresentações em slides. Existe uma versão gratuita mais simples e os planos pagos começam em US$ 79 por ano.

Experimente: crie um mapa mental para a sua empresa

Agora que já conhece a utilidade dos mapas mentais nas empresas, que tal começar a elaborar alguns para auxiliar a sua gestão e aumentar a produtividade do seu negócio? Comece de forma simples, criando diagramas para reuniões de brainstorm ou planejamento de pequenos projetos. Com o tempo, a criação de um mapa mental poderá se tornar uma etapa fundamental para a definição das mais diversas estratégias, permitindo a conexão entre ideias da equipe e uma melhor visão sistêmica sobre como atingir os objetivos esperados.

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10 ferramentas de produtividade para micro e pequenos empresários

As ferramentas de produtividade costumam ser excelentes aliadas. Afinal, todo micro e pequeno empresário sabe como a rotina de empreendedor pode ser muito menos produtiva do que gostaria, principalmente quanto às atividades que realmente precisam ser desempenhadas pelo gestor para garantir o crescimento do negócio.

Isso é comum, afinal, este tipo de empreendedor, frequentemente precisa se envolver também em tarefas relacionadas a gestão de pessoas, finanças, vendas e outras áreas.

Mas o que fazer quando não existe alternativa para fugir dessas responsabilidades? O melhor caminho é aprender a produzir mais em menos tempo!

Dicas de ferramentas de produtividade para empresas

Para ajudá-lo na missão de aumentar sua produtividade e conseguir focar sua energia no que é realmente importante para o negócio, listamos a seguir algumas dicas de ferramentas  de produtividade focadas em gestão de tempo, finanças e controle de tarefas para começar a organizar melhor suas atividades. Confira:

  1. SLACK

O Slack está se tornando a ferramenta de comunicação mais querida entre as startups e as pequenas empresas. Disponível em apps para Android, iOS e Windows Phone, além da versão para desktop, este software tem como objetivo facilitar a comunicação entre os times, evitando o envio excessivo de e-mails.

No Slack, você pode criar canais de conversa de acordo com os tópicos relevantes no dia a dia da empresa e também manter conversas privadas com usuários dentro do time, o que facilita a interação entre as diferentes áreas e a resolução rápida de dúvidas e problemas. Mais uma vantagem em utilizar o Slack é sua integração com outros softwares de produtividade, como Trello, Wunderlist, Todoist e Google Calendar.

  1. PIPEFY

O Pipefy é uma ferramenta de produtividade focada em gestão de projetos com templates customizáveis para diferentes áreas de atuação ou do negócio. Entre os modelos disponíveis, estão produção de conteúdo, vendas, finanças, desenvolvimento de software e recursos humanos. Entre os recursos principais, estão a possibilidade de gerar relatórios e de integração com ferramentas como Slack ou Zendesk.

  1. TRELLO

Outra ferramenta de gestão de projetos bastante popular é o Trello, software gratuito que define a si mesmo como “uma lista cheia de listas”. Ao criar um quadro neste aplicativo para um determinado projeto, você pode estabelecer suas etapas e incluir tarefas e atividades em cartões, que permitem organizar comentários, checklists, prazos e responsabilidades.

  1. GOOGLE DRIVE

O Google Drive é a ferramenta do Google para armazenamento e criação de documentos na nuvem, algo muito importante para que consiga acessar seus arquivos em qualquer lugar e, principalmente, para que mantenha um backup de segurança. É possível, ainda, compartilhar documentos e pastas com outros colaboradores, permitindo, inclusive, a edição de um mesmo arquivo simultaneamente.

  1. TODOIST

O Todoist é uma lista de tarefas digital, que pode ser consultada e atualizada pelo computador ou pelo aplicativo no celular. Esta é uma excelente ferramenta para você organizar sua produção diária, além de ajudar a não esquecer de nenhuma tarefa ou responsabilidade recorrente. Este software tem como diferenciais a possibilidade de receber lembretes, de compartilhar tarefas com outros usuários e de analisar a sua produtividade, de acordo com o que fez em um dia e com o que conseguiu cumprir de prazos.

  1. TOMATO TIMER

O Pomodoro é uma técnica de produtividade que ajuda a manter o foco, gerenciar prazos e utilizar o tempo de forma mais eficiente. Ela sugere que você intercale 25 minutos de foco total em suas atividades, seguidos por cinco minutos de descanso para olhar as redes sociais, ir ao banheiro ou tomar um café. Após quatro blocos de trabalho, é recomendado fazer um intervalo maior, de 10 a 30 minutos.

Para testar essa prática, uma ferramenta útil é o Tomato Timer, um verdadeiro despertador para manter o foco. Existem também aplicativos para celular, como o Brain Focus.

  1. QIPU

O Qipu é o software desenvolvido pelo Sebrae para empreendedores que são MEI ou optantes do Simples Nacional. Disponível para desktop, Android e iOS, esta ferramenta é um sistema de gestão para ajudar a manter organizados fluxo de caixa e obrigações contábeis, de forma bastante intuitiva e simplificada.

  1. EVERNOTE

Sabe aquelas anotações que você faz a todo momento, no bloco de notas do celular, no caderno ou em qualquer papel que tenha à mão? O Evernote é uma das ferramentas de produtividade que ajudam você a manter todas as suas notas em um só lugar, podendo ser acessado pelo computador ou pelo celular. Entre os diferenciais desta ferramenta, está a possibilidade de busca e de organização das anotações utilizando etiquetas.

  1. RESCUE TIME

Esta é uma ferramenta para ajudar os mais indisciplinados a produzir mais em menos tempo, uma vez que ajuda a perceber onde os minutos são desperdiçados. O Rescue Time é um software que roda em seu celular e computador, monitorando quanto tempo passa acessando cada site ou aplicativo. Você pode inclusive definir metas a cumprir, como acessar as redes sociais por um tempo máximo a cada dia.

  1. ORGANIZZE

Nossa última indicação de ferramentas de produtividade é para você colocar as finanças de sua empresa em dia, sem se preocupar em passar horas lidando com planilhas de excel. O Organizze é um software de gestão financeira em que você consegue organizar fluxo de caixa e lista de clientes e fornecedores, além de emitir notas fiscais e criar e enviar novas propostas.

O quanto vale a sua produtividade como empreendedor?

Como empreendedor, não há dúvidas de que cada minuto que dedica ao desenvolvimento de seu negócio é fundamental. O importante para crescer de forma saudável, entretanto, é que você consiga administrar da melhor forma o seu tempo – ou acabará sobrecarregado e, ainda assim, sem conseguir dar conta de todas as responsabilidades. Que tal, então, começar a testar algumas das ferramentas de produtividade que indicamos para entender como o seu tempo pode render mais e se tornar um ativo ainda mais valioso para a sua empresa?

Você tem mais alguma indicação de ferramentas de produtividade ou aplicativo para aumentar a performance no dia a dia como empreendedor? Compartilhe conosco aqui nos comentários deste artigo!

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Redes sociais na empresa são mesmo vilãs da produtividade?

Quando as redes sociais começaram a se tornar mais populares, no início dos anos 2000, as empresas precisaram encarar – e rapidamente – uma nova realidade em seus escritórios. A produtividade, que antes era ameaçada apenas pelas conversas no cafezinho e pelas ligações particulares, passou a sofrer o impacto também das visitas ao Orkut, que com o tempo foi substituído por novas e variadas mídias: Facebook, Instagram, Youtube, Twitter, WhatsApp, Snapchat…

Neste novo cenário, a escolha de muitos negócios foi “cortar o mal pela raiz” e bloquear o acesso às redes sociais na empresa, restringindo as visitas nos seus computadores. Mas será que essa é a medida mais eficiente para garantir a produtividade, especialmente em um novo momento, no qual as redes sociais foram para a palma da mão com a popularização dos smartphones?

Neste artigo, vamos ajudá-lo a refletir sobre qual o melhor caminho para conciliar produtividade e redes sociais na sua empresa. Confira!

Acessar redes sociais no trabalho prejudica o rendimento?

Sim, existem estudos que mostram que acessar redes sociais no trabalho pode prejudicar a produtividade, especialmente para aquelas pessoas que checam suas contas a cada 5 minutos.

Aqui, entretanto, o problema não é exatamente a rede social em si, mas o hábito de interromper a concentração durante uma tarefa – o que pode acontecer ao ir ao banheiro, tomar um café ou conversar com o colega ao lado. Ao perder o foco, leva-se um certo tempo para retornar à concentração do que se estava fazendo, resultando em mais demora na entrega e também na diminuição da qualidade da tarefa.

Produtividade e redes sociais: como elas também podem ajudar

Mas as redes sociais não cumprem apenas o papel de vilãs da produtividade: para as empresas e para os profissionais que sabem como utilizá-las, podem ser excelentes ferramentas de trabalho.

Cada vez mais se reconhece como esses recursos podem acelerar a interação entre pessoas de diferentes áreas e com diferentes funções, mesmo quando estão ausentes do ambiente de trabalho.

Em tempos de escritórios remotos e de jornadas mais flexíveis, as redes sociais podem ser a chave para garantir a comunicação entre colaboradores, seja para retirar uma dúvida, confirmar uma informação, aprovar um projeto ou até mesmo sugerir uma melhoria para uma área totalmente diferente da que está alocado.

Outras vantagens reconhecidas ao permitir redes sociais na empresa são aliviar o estresse, impulsionar o networking, expandir a criatividade e obter facilmente informações disponíveis na rede.

Para entender melhor como isso funciona na prática, basta conhecer como as próprias empresas que criaram as redes sociais mais populares se comportam. No Facebook, por exemplo, os longos e excessivos e-mails trocados internamente foram substituídos pela rapidez da comunicação pela própria ferramenta.

Para falar com uma única pessoa, usa-se o Messenger, para conversar com vários colegas de um mesmo projeto ou para sugestões de inovação, são utilizados os vários grupos divididos por temas e áreas. Com isso, os funcionários de seus escritórios conseguem interagir rapidamente, seja com o colega que está ao lado ou em outro país.

Encontrando o bom senso com a sua equipe!

O fato é que muitos profissionais (e seus empregadores) ainda não sabem exatamente a melhor forma de lidar com a facilidade de acesso a redes sociais como o Facebook no trabalho. Se bloquear os computadores não é mais a solução, será que o segredo para a produtividade não pode estar na educação?

Para pessoas habituadas a estarem conectadas mesmo durante o trabalho, o melhor é estimular os bons hábitos, como não levar o celular para reuniões, manter as notificações desativadas durante o expediente, não deixar as janelas das redes sociais abertas no navegador ou usar técnicas de produtividade como Getting Things Done ou Pomodoro, que restringe os momentos de procrastinação e de falta de foco a pequenos intervalos no dia.

Outra sugestão é também usar métodos de gestão e acompanhamento de projetos, como o Kanban, que permite a você monitorar se o uso das redes sociais está de fato comprometendo as entregas do colaborador e em que nível. Caso observe que sim, antes de bloquear a utilização, experimente estruturar um momento de feedback, informando o quanto o comportamento pode prejudicar a empresa.

Pense também em como as redes sociais podem ser suas aliadas como empreendedor. O Instagram no trabalho, por exemplo, pode ser utilizado para reforçar a imagem de sua marca, mesmo que por meio de publicações de colaboradores. Já o Facebook e o Twitter no trabalho podem ser excelentes formas de descobrir sobre o que seus clientes potenciais estão falando – algo que todos na empresa, independentemente da função, deveriam saber.

Por fim, se a sua verdadeira preocupação é em relação à produtividade, lembre-se de que as conversas de corredor ainda podem ser muito mais prejudiciais para o seu rendimento e de seus funcionários. Ou seja, o que importa não é como a perda de foco acontece, mas sim o porquê. Mantenha as metas claras, os papéis de cada um percebidos de forma relevante e as prioridades para cada dia acessíveis e, provavelmente, as redes sociais na empresa não serão um desafio tão grande assim.


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